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Alfresco retenue par la Direction du Budget pour l’élaboration et le partage de documents en environnement sécurisé

Mercredi 25 Avril 2012

Aujourd’hui pleinement opérationnelle et utilisée au quotidien par les 275 agents de la Direction du Budget, la solution Alfresco a été choisie pour le projet global d’homogénéisation de la gestion et du stockage des documents. Elle est utilisée au sein du portail d’information, pour la gestion électronique des documents, la gestion des courriers, la gestion des espaces collaboratifs et l'automatisation du processus d’élaboration des 1200 dossiers produits chaque année.

L’objectif de la Direction du Budget consiste à fédérer l’ensemble des applications de gestion des documents

La Direction du Budget est une Direction du Ministère du Budget, des Comptes Publics et de la Réforme de l’État. Elle définit la politique budgétaire de l’Etat, élabore les Lois de Finance, contrôle l’exécution budgétaire et coordonne les missions des contrôleurs financiers présents dans chaque Ministère. Elle suit l’élaboration du budget des Opérateurs de l’Etat et la manière dont ils exécutent leur budget.

Jusqu’en 2007, la direction du Budget disposait de plusieurs applications pour le stockage et la gestion de ses documents, indépendantes les unes des autres : un intranet, une application courrier et un répertoire partagé des documents.

Pour une plus grande efficacité, elle décide alors de fédérer ces applications pour disposer d’une solution unique. Elle souhaite également automatiser la procédure de production des « dossiers formalisés » qu’elle réalise, et qui correspondent d’une part aux réponses qu’elle apporte à ses interlocuteurs (ministères, opérateurs de l’Etat) et d’autre part aux dossiers qu’elle élabore pour le compte du Ministre et qui alimente sa réflexion et ses décisions. Il y a 1 000 à 1 200 dossiers par an.

La mise en œuvre d’une solution évolutive au fil des besoins

Un appel d’offres est lancé au cours du 3ème trimestre 2007, et l’intégrateur retenu propose une architecture technique qui repose sur deux briques applicatives intégrées, tenant compte des critères de sécurité et de confidentialité des données exigées par la mission de la Direction du Budget : d’une part, Liferay, plateforme Open Source permettant de créer des portails d’entreprise et d’autre part Alfresco, outil de gestion documentaire open source.

Après un premier déploiement réalisé fin 2008 auprès des 275 agents qui sont tous des utilisateurs effectifs, la Direction du Budget ressent assez rapidement la nécessité de faire évoluer l’application afin de bénéficier des dernières avancées techniques de la solution Alfresco.

Elle décide alors en 2009 d’utiliser la version Entreprise de la solution, et assure en interne les développements qui lui sont nécessaires. Le portail aujourd’hui mis en place permet un accès rapide aux applications du ministère (Congeflow, RIM, Tutelle, Rolls…), à tous les liens utiles (Alizé, MINEFE, Ministère du Budget, RGPP…), aux flux d’informations, aux notes de services et notes intérieures, ainsi qu’aux actualités.

D’autre part, tous les dossiers formalisés sont stockés et gérés au sein d’une seule et même base de données, assurant ainsi le partage des documents. Le rédacteur d’un « dossier formalisé » peut suivre l’évolution de son dossier (suivi des commentaires et validation de ses différents niveaux hiérarchiques). Lorsque les dossiers sont finalisés et validés, ils sont injectés dans la solution Alfresco. La Direction du Budget dispose ainsi d’une version dématérialisée de chaque dossier et peut retrouver aisément les versions précédentes de ces dossiers. L’application courrier étant également intégrée, les courriers afférents à chaque dossier sont rattachés au dossier auquel ils se réfèrent.

« La solution Alfresco mise en œuvre nous a apporté une grande souplesse en termes d’organisation du travail au sein de la Direction. Nous apprécions quotidiennement les bénéfices que nous procure une solution unifiée. Les évolutions futures que nous envisageons vont nous permettre d’améliorer encore notre efficacité », ajoute Vincent Amilhaud, Chef du bureau de l'informatique et des infrastructures à la Direction du Budget.

De nouvelles perspectives de développement

Les développements à venir concernent l’automatisation de documents tels que les notes d’information. Côté courrier, l’objectif est de pouvoir rechercher les documents en utilisant de nouvelles requêtes.

La Direction du Budget souhaite également mettre en place un tableau de bord des « dossiers formalisés » en cours d’élaboration et de validation afin que le chef de bureau puisse disposer à tout moment d’un état des lieux sur la situation d’avancement de ces dossiers.

Enfin, les premières réflexions portant sur la dématérialisation des échanges interdirectionnels ont démarré.