Sommaire Communiqués de presse Top 30 du mois Portail

Secteurs

Commentaires

McAfee lance une solution de sécurité multi-terminaux

par McAfeeFrance
le 17/05/2013 à 12:03

Cube, la première imprimante 3D grand public

par CASTEL
le 16/05/2013 à 10:15

Google Chrome : second navigateur le plus utilisé en Europe

par Dupond
le 16/05/2013 à 08:19

Une entreprise sur cinq partage des données clients sans les protéger

par hadopi B2B
le 15/05/2013 à 08:32

Sauvegarde en ligne : enjeux et atouts -
Par Philippe Rèbre, Directeur Owentis

par Malik
le 08/05/2013 à 02:13

Les entreprises doivent repenser leurs investissements afin de mieux gérer les risques inhérents à leur activité

Vendredi 27 Juillet 2012

Un récent livre blanc met en évidence les meilleures façons pour l’entreprise de hiérarchiser ses investissements, diminuer ses facteurs de risques tout en maintenant ses objectifs de développement.

Il en ressort que les entreprises doivent mieux cibler leurs dépenses concernant les processus documentaires les plus défaillants – qui sont la plupart du temps à l’origine de risques organisationnels sérieux. Cette préconisation intervient après la publication d’un livre blanc IDC, sponsorisé par Ricoh, intitulé: “C’est pire que ce que l’on croit: les mauvais processus documentaires sont sources de risques redoutables”. L’étude démontre que les entreprises sont souvent réticentes à investir pour optimiser leurs processus documentaires, pourtant conçus pour atténuer les risques potentiels au sein des entreprises. Ricoh leur conseille ainsi de consacrer plus d’attention à la continuité d’activité par exemple, mais aussi à l’évaluation des risques, au contrôle de l’activité, à la conformité et l’audit des processus pour pouvoir mieux comprendre et transformer leurs processus. Le livre blanc révèle également qu’éradiquer les processus papier de l’entreprise n’améliore pas nécessairement leur efficacité et que les entreprises dépendent trop souvent de leurs collaborateurs pour concevoir leurs processus clés.

Selon le livre blanc IDC, “Plus les processus sont défaillants, moins les entreprises souhaitent investir pour les améliorer. Et même si elles décident de le faire, pour atténuer les risques et optimiser quelques processus, les processus inefficaces resteront toujours plus négligés, alors qu’ils mériteraient une attention toujours plus poussée [pour limiter leurs impacts sur la sécurité de l’entreprise].”

La bonne nouvelle est que plus de la moitié des répondants déclare qu’en optimisant les processus documentaires, la conformité ainsi que la gestion des risques, l’entreprise serait en mesure de mieux gérer la sécurité de ses informations et les risques liés à la continuité de son activité.

“Il est crucial que les organisations puissent mettre en oeuvre une approche globale afin de bien comprendre leur infrastructure informationnelle et ainsi savoir où il est possible d’apporter des améliorations. Pour cela, il est nécessaire de travailler avec un partenaire qui les accompagnera dans la transformation de leurs processus”, déclare Elie Choukroun, Directeur Général des Opérations de Services chez Ricoh France. “Il est encore plus vital pour l’entreprise de suivre et évaluer régulièrement les améliorations apportées pour poursuivre ses investissements. Notre étude démontre qu’un tel comportement est plutôt rare de nos jours, c’est pourquoi nous encourageons les organisations à mieux considérer leurs défaillances dès aujourd’hui avant qu’elles n’occasionnent de risques importants en leur sein”.

Le livre blanc a examiné 23 des processus documentaires existants au sein d’entreprises. Trois processus ont été cités comme étant souvent les plus inefficaces: il s’agit de la continuité de l’activité et l’évaluation du risque, le contrôle de l’activité, ainsi que la conformité et l’audit des processus, soit l’ensemble des processus qui permettent à l’entreprise de mieux gérer les risques.

L’étude a été menée dans le cadre de l’indice Ricoh de l’efficacité des processus documentaires lancé en 2011 par le constructeur. Son but est d’aider les entreprises à améliorer plus rapidement et rendre efficace la gestion de l’information, et ce quelque soit le secteur d’activité.

Le livre blanc met également en exergue le contre-argument suivant: l’automatisation n’est pas toujours synonyme d’efficacité. 30 à 40 % des processus d’entreprises existent toujours au format papier et beaucoup d’entre eux oscillent entre format numérique et papier. Toutefois, “le processus jugé le plus inefficace (dans l’étude) ne repose pas sur le papier. Ceci défie le mythe qui veut que les processus numériques soient obligatoirement plus efficients. En effet, ce serait plutôt l’évaluation rigoureuse des workflows et les caractéristiques du processus qui sont à l’origine de sa performance”.

Autre résultat: les entreprises dépendent trop de leurs équipes et des technologies pour la conception de leurs processus.Selon le livre blanc: “Créer des processus demande beaucoup de savoir-faire et de recul. Pourtant, le simple ajout d’un matériel à un processus défaillant peut suffir à maîtriser certaines inefficacités”.

Ricoh est certain qu’en choisissant le bon partenaire, expérimenté dans la refonte des processus d’entreprises, les organisations obtiendront une perspective plus large et pratique de leur infrastructure. Elles seront alors en mesure de diminuer les efforts et les ressources nécessaires pour réduire les facteurs de risques. En travaillant de concert avec le client, le partenaire pourra garantir que l’investissement réalisé optimise réellement la sécurité des informations critiques, tout en assurant que ces dernières sont bien délivrées à la bonne personne, au bon format et au bon moment.

“Le livre blanc met clairement en avant que l’amélioration d’un processus documentaire critique ne se fait pas en claquant des doigts”, explique Elie Choukroun. “Les risques sont insoupçonnables et les solutions à mettre en place nécessitent d’être pilotées. Heureusement, ce livre blanc délivre quelques bonnes pratiques en matière de cohérence des processus documentaires. Notre offre Managed Document Services (MDS) les applique pour que tous nos clients réussissent à atteindre leurs objectifs”.