Samedi 21 Janvier 2017

Groupon optimise ses processus financiers grâce à BlackLine

Lundi 17 Octobre 2016
Fondée en 2008, Groupon est considéré comme le leader global des achats groupés en ligne. Grâce à son réseau et à son importance sur le marché, Groupon apporte aussi bien de la valeur aux commerçants qu’aux consommateurs. Le spécialiste des bons plans propose en effet à ces derniers de bénéficier d’offres avantageuses du monde entier, tandis qu’il permet à des entreprises locales d’agrandir leur clientèle ainsi que leur chiffre d’affaires. Le développement rapide de la société Groupon a constitué un défi d’envergure au niveau de la clôture financière, notamment en termes de visibilité et de responsabilisation des équipes.

« Suite à notre rapide croissance et à la décentralisation de nos processus, nous nous sommes vite retrouvés face à la problématique des différents outils utilisés par nos régions » explique Joseph Albrecht, Financial Systems manager chez Groupon. « Dans certains pays, nous accusions régulièrement des retards dans nos processus de clôture, mais la visibilité que nous en avions était extrêmement réduite ! Un tel handicap constitue un problème de taille pour une entreprise cotée en bourse et contrainte de clôturer ses comptes sous cinq jours ».

L’utilisation par Groupon de fichiers Excel pour la justification des comptes présentait le double désavantage d’exposer l’entreprise aux erreurs humaines et d’être chronophage. Les membres du département financier passaient en effet jusqu’à quatre heures par jour sur cette seule opération... De plus, les équipes comptables voyaient leur marge de manœuvre réduite à entrer des données et à coordonner des tableaux, ce qui leur laissait peu de temps pour identifier les éventuelles erreurs, ou encore pour se concentrer sur l’analyse des comptes. Joseph Albrecht concède que « Groupon devait trouver un moyen de rendre ses processus plus efficaces et de centraliser complètement la justification de ses comptes. »

Après avoir étudié et testé plusieurs solutions, Groupon a choisi la plateforme Financial Controls and Automation de BlackLine. Etant donné qu’il s’agissait d’une solution 100% cloud, les équipes financières et comptables du monde entier étaient en mesure d’accéder facilement aux données de clôture sans avoir à attendre que leurs homologues aient préparé, signé, scanné ou envoyé tel tableau ou tel document. De plus, BlackLine s’intégrait parfaitement avec les ERP préexistants chez Groupon tels que Microsoft Great Plains et NetSuite.

« En plus de nous offrir la flexibilité nécessaire pour déployer rapidement le nouveau système, BlackLine nous proposait une gamme de solutions que nous pouvions ajouter au fur et à mesure, en fonction de nos besoins. Cela représentait un avantage considérable pour nous de pouvoir implémenter de nouveaux modules par la suite » poursuit Joseph Albright. « La solution BlackLine a été conçue pour faciliter la navigation des utilisateurs, ce qui a grandement contribué à son adoption facile par nos équipes. »

Groupon a finalement développé les modules Account Reconciliations et Transaction Matching de BlackLine sur 80 entités et ce, en sept mois seulement. « L’implémentation s’est déroulée avec une grande simplicité. Les consultants BlackLine nous ont accompagnés au cours du processus de configuration de la plateforme, et nous ont ensuite transmis les recommandations d’usage ainsi que divers trucs et astuces pour s’assurer que tout se passe pour le mieux. L’installation du système nous a permis de construire un socle solide pour nos équipes partout dans le monde », explique encore Joseph Albrecht. « La solution BlackLine a été conçue pour faciliter la navigation des utilisateurs, ce qui a grandement contribué à son adoption facile par nos équipes. »

Avant d’implanter BlackLine, les équipes comptables et financières de Groupon n’avaient pas de visibilité en temps réel sur les processus de clôture des comptes de plus de 500 entités réparties dans 40 pays. Aujourd’hui, elles savent exactement où en sont les différentes entités en ce qui concerne ces opérations. « BlackLine permet à chacune des entité de se responsabiliser. Nous pouvons désormais savoir en temps réel celle dont les tâches sont complétées et, au contraire, qui est en retard dans le planning », explique Joseph Albrecht. « De plus, le management jouit d’une visibilité accrue sur le processus de justifications de comptes de fin de mois. BlackLine a donc résolu notre problème de visibilité. »

L’ensemble des données comptables de l’ensemble des entités de Groupon étant désormais enregistrées dans BlackLine, la préparation des audits internes et externes est plus simple qu’auparavant. « C’est beaucoup plus simple pour nos auditeurs d’utiliser une base de données communes et de sortir un rapport plutôt que de retracer à la source l’information des différentes entités. Cela a également permis de formaliser nos contrôles de fin d’année, puisque toute l’information dont nous avons besoin se situe dans un seul endroit accessible partout dans le monde. »

Auparavant, les réconciliations bancaires étaient manuelles et très chronophages, demandant près de trois, quatre heures par jour aux employés de la fonction finance. Grâce à BlackLine, cette durée s’est réduite de 85%. « Avec le module Account Reconciliations, cela ne nous prend plus qu’une trentaine de minutes par jour ! », affirme Joseph Albrecht. « Sans BlackLine, nous n’aurions jamais pu incorporer et justifier les comptes pour le cinquième ou sixième jour du mois. Ce nouveau système a libéré notre équipe ».

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